עומס מידע , אנחנו בסופו של דבר הגורם לבעיה
מחקר של חברת BASEX המנתח את הגורמים העיקריים לעומס מידע בעולמו של העובד בתעשיות עתירות מידע, תאגידים וארגונים גדולים החשופים למידע רב. בעיית עומס המידע היא ביסודה רב-ממדית והיא תוצר של עומס מידע הנגרם מכמה וכמה תהליכים במקביל, תהליכים טכנולוגיים אך גם הגורם האישי. העובדים כיום מחלקים את שימת הלב ליותר ויותר ערוצי מידע ואין הדבר תורם לתפוקה שלהם כערך מוסף למקום העבודה. אם נתבונן על התהליכים הטכנולוגיים הרי נמצא כי התאגידים והארגונים מתקינים מערכות מידע התורמות לא מעט למורכבות הבעיה של עומס המידע . מרבית מערכות המידע הארגוניות ( כגון Oulook אבל גם מערכות מידע אחרות ) מוסיפות לעומס המידע הקיים בכך שהן לא מותירות לעובד חופש פעולה לקבוע את סדרי העדיפויות שלו. במידה מסוימת הן מכתיבות את ההשתעבדות לתכנים הדיגיטאליים ולהודעות הזורמות ללא הרף.
מצד שני גם התנהלות העובדים עצמם גורמת לעומס מידע. העובדים מקדישים יותר זמן לקריאת ה-E-mail בצורה לא יעילה. כל שעה ומשהו הם עוברים על הדוא"ל במקום להתמקד במלאכת הקריאה בזמנים קבועים, ממוקדים, וקצובים. נכון שמערכות ניהול התוכן בחברות תורמות לתעבורת תכנים ומידע דיגיטאלי הרבה יותר גדולה , אך גם העובדים לא יודעים לנהל את זמנם כיאות. הממד של "גוזלי הזמן" או ההסחות במהלך היום תורם גם הוא לעומס המידע . עפ"י הערכת החוקרים כ28% מעומס המידע נובע מאותם "גוזלי זמן" והסחות כגון ישיבות , טלפונים מיותרים ונושאים שוליים שאינם קשורים לפרויקט העיקרי.
מה הוא הפתרון , אפוא? אין פתרון קסם , אך פתרונות שנקטו כמה וכמה חברות כגון יב"מ וCitrix הוכיחו את עצמם והקלו בסופו של דבר על העובדים. חברות אלו החליטו כי בימי עבודה מסוימים אין ישיבות ואין טיפול באירועים לא חיוניים, באותם ימים נטולי "גוזלי זמן" העובדים מתמקדים במשימות העיקריות שלהם הקשורות בפיתוח או תכנון או כתיבה. עדיין לא הוכח כי זהו פתרון קסם , אך כאשר הוא משתלב עם מודעות יותר גדולה של העובדים לכך שגם הם אישית אחראים לעומס המידע ,אז יש כאן , אולי, התחלה של תהליך חיובי בארגון לצמצום עומס מידע אינרטי.
Information Overload: We have met the Enemy and he is Us
מקור וקרדיט